Entro 30 giorni, fatta salva la sospensione dei termini in caso di esistenza di soggetti controinteressati, l'Ente trasmette la documentazione secondo le modalità previste dalla richiesta; qualora la consultazione o il ritiro avvenga personalmente allo sportello sarà cura dell'Ente comunicare la sede e l'orario dell'ufficio al quale rivolgersi.
Nel caso in cui il Comune individui dei soggetti controinteressati si procede ai sensi dell’art. 3 del D.P.R. 12/04/2006 n. 184, con l’invio agli stessi della comunicazione relativa all’istanza di accesso, a mezzo di raccomandata con avviso di ricevimento o per via telematica. Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione, i controinteressati possono presentare una motivata opposizione, anche per via telematica, alla richiesta di accesso. Decorso tale termine, il Comune provvede alla richiesta di accesso.
Nel caso in cui venga negato o differito l'accesso all'atto richiesto, il cittadino entro 30 giorni può presentare ricorso al Tribunale amministrativo regionale (Tar) oppure chiedere, nello stesso termine, al difensore civico regionale competente per ambito territoriale che sia riesaminata la suddetta determinazione ai sensi dell'articolo 25 comma 4 della Legge 241/90.